Het patiëntendossier van de klinisch psycholoog in België: hoe kiest u een geschikt hulpmiddel?

Een papieren notitieboek, enkele Word-documenten, een aparte agenda en bijlagen verspreid over verschillende mappen: zolang het aantal patiënten beperkt blijft, kan die werkwijze voldoende lijken. Na verloop van tijd wordt het steeds moeilijker om de historiek van een begeleiding terug te vinden, een verzoek om een kopie te beantwoorden of de chronologie van consultaties te controleren.

Voor een klinisch psycholoog in België is het bijhouden van een patiëntendossier echter niet alleen een goede beroepspraktijk. Het is een verplichting die voortvloeit uit het statuut van gezondheidszorgbeoefenaar. De vraag is dus niet alleen óf u een dossier moet bijhouden, maar ook hoe u een betrouwbare, overzichtelijke oplossing kiest die bij uw praktijk past.

Het patiëntendossier: een verplichting die nog zal evolueren

De klinisch psycholoog moet voor elke patiënt een dossier bijhouden. Dat dossier moet zorgvuldig worden samengesteld en veilig worden bewaard.

De wetgeving voorziet er ook in dat patiëntendossiers vanaf een bij koninklijk besluit vast te stellen datum elektronisch worden bewaard. Aangezien de timing, de nadere regels en de aanbevelingen nog kunnen veranderen, raden wij u aan de informatie van de Psychologencommissie te volgen.

Die evolutie nodigt nu al uit om goed na te denken over de keuze van een hulpmiddel: niet alle software beschermt gegevens op dezelfde manier of maakt het even eenvoudig om ze terug te krijgen.

Waarop moet u letten bij het kiezen van software?

Het beste hulpmiddel is niet noodzakelijk het pakket met de meeste functies. Het is de oplossing waarmee de professional de controle over de eigen organisatie en gegevens behoudt.

• Waar worden patiëntgegevens werkelijk opgeslagen? Op de computer van de professional, in de cloud of verspreid over meerdere diensten?
• Hoe wordt de vertrouwelijkheid beschermd? Is de databank met de dossiers versleuteld? Zijn de toegangsrechten duidelijk van elkaar gescheiden?
• Is er een volwaardige back-up? Kan die worden geëxporteerd, met een wachtwoord beveiligd en op een nieuwe computer hersteld?
• Kunt u uw gegevens terugkrijgen? De professional moet een bruikbare kopie van dossiers en documenten kunnen bewaren.
• Is de informatie goed gestructureerd? Notities, consultaties, documenten en betalingen moeten aan de juiste patiënt gekoppeld en chronologisch georganiseerd blijven.
• Maakt het hulpmiddel het dagelijkse werk echt eenvoudiger? Het moet de versnippering tussen agenda, dossiers, notities en administratie verminderen, niet extra complexiteit toevoegen.
• Wat gebeurt er wanneer het abonnement stopt of de computer wordt vervangen? Continuïteit en gegevensherstel moeten vanaf het begin worden gepland.

De keuze van software vervangt nooit de goede praktijken van de professional: vergrendel uw sessie, beveilig de toegang tot uw computer, maak regelmatig back-ups en controleer of die daadwerkelijk kunnen worden hersteld.

Hoe Practimium aan deze criteria tegemoetkomt

Practimium is ontwikkeld als een toepassing die rechtstreeks op de computer van de professional wordt geïnstalleerd.

• Lokaal bewaarde gegevens: de praktijkgegevens blijven op de computer en worden niet in het klantenportaal van Practimium opgeslagen.
• Een versleutelde lokale databank: de praktijkgegevens worden niet opgeslagen in een eenvoudige databank die zonder beveiliging kan worden gelezen.
• Een duidelijke scheiding: het onlineportaal dient voor het beheer van het account, de downloads, de licentie en het abonnement; de klinische dossiers worden er niet opgeslagen.
• Gestructureerde dossiers: elke patiënt heeft een fiche met gegevens, consultaties, notities en documenten.
• Een duidelijkere chronologie: notities kunnen aan de betrokken consultaties worden gekoppeld, zodat het verloop van de begeleiding gemakkelijker terug te vinden is.
• Overdraagbare back-ups: Met Practimium kunt u een beveiligde back-up exporteren en die na een computerwissel herstellen.
• Een vollediger hulpmiddel voor de praktijk: patiënten, consultaties, agenda, betalingen, attesten en uitgaven komen samen in één toepassing.

Practimium beslist niet in de plaats van de psycholoog wat in een dossier moet worden opgenomen. Het biedt een kader om de praktijk te organiseren en informatie gestructureerder te bewaren. Het helpt ook om de betaalstatus op te volgen en een overzicht van de inkomsten te behouden. Zo ondersteunt het de dagelijkse organisatie van patiëntendossiers en verlicht het de financiële en administratieve opvolging, die voor vrije beroepen een aanzienlijke werklast vormt.

Een blik op de interface

Probeer Practimium een maand uit

Om praktijksoftware te kiezen, moet u die in uw eigen dagelijkse werking kunnen testen.

Practimium biedt een gratis proefperiode van één maand op één apparaat, zodat u kunt nagaan of de werking ervan bij uw behoeften past.

Probeer Practimium één maand gratis uit

Bronnen

• Psychologencommissie, « Het patiëntendossier »
• Wet van 22 april 2019 inzake de kwaliteitsvolle praktijkvoering in de gezondheidszorg, met name artikelen 33 en 34
• Federale Raad voor de Geestelijke Gezondheidszorgberoepen, advies over het elektronisch patiëntendossier

Deze inhoud bevat algemene informatie en is geen juridisch advies. Raadpleeg de officiële bronnen, in het bijzonder de Psychologencommissie, voor de toepasselijke regels en de recentste ontwikkelingen.